Menu Project merupakan penghimpun dari beberapa subset menu yang berkaitan dengan Project Manager, Categories, My Tasks, Calendar, Reports, dan Progress. Diantaranya sebagai berikut:
Project Manager #
Untuk melihat informasi project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen), pada halaman dashboard klik menu Project seperti gambar dibawah ini.
Setelah menu projects di-klik, maka tampilan akan seperti berikut:
Terdapat beberapa fitur seperti search, filter, dan grid/list view dalam menampilkan informasi project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen). Kemudian, dalam informasi project terdapat setidaknya 8 subset keterangan yang nantinya akan memuat informasi seperti Task List, Kanban Board, Overview, Discussions, Gantt Chart, Milestones. Files, dan Activities. Sedangkan untuk subset opsi dalam informasi project terdapat setidaknya 3 yaitu pengeditan, pengaturan, dan proyek deskripsi.
Membuat projek baru / New Project #
- Saat membuat project baru, anda perlu menekan tombol “New Project” berwarna biru di sebelah tulisan Project Manager.
- Kemudian akan muncul tampilan menu “Start a New Project” seperti berikut
- pada menu tersebut memiliki beberapa kolom yang dapat diisi dengan nama project, kategori project yang terkait, keterangan atau detail dari projectnya, dan daftar user/pekerja yang akan menjalankan project tersebut.
- Pada kolom daftar user, ketika anda telah memilih usernya, user dapat di setting menjadi 3 hak akses, yaitu Manager, Co-Worker, dan Client.
- Setelah mengisi semua kolom yang ada, anda dapat menekan tombol “Add New Project” berwarna hijau pada bagian bawah.
- Setelah selesai, akan muncul pop up notification pada pojok kanan atas yang menandakan project telah dibuat.
Mencari Data Project #
Jika pengguna ingin melihat dan mencari data project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen) secara spesifik, maka gunakanlah fitur search dan lakukanlah inputan pencarian sesuai dengan kebutuhan.
Mesortir / Filtering / Grid View Project #
Pengguna dapat melihat data project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen) dalam mengurutkan berdasarkan Categories Project, Active, Completed, Favourite, dan All. Maka gunakanlah fitur filter dan lakukanlah filtering sesuai dengan kebutuhan.
Pengguna dapat melihat data project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen) dalam menampilkan berdasarkan grid/list view maka gunakanlah fitur seperti pada gambar berikut:
Dalam Sub Menu Project Manager, informasi di suatu project terdapat setidaknya 8 subset keterangan yang nantinya akan memuat informasi seperti Task List, Kanban Board, Overview, Discussions, Gantt Chart, Milestones. Files, dan Activities.
Menambahkan Task List #
- Pada subset “Task lists” ini, anda dapat menambahkan “Task List” dengan menekan tombol “Add Task Lists” berwarna biru pada bagian atas.
- Kemudian akan muncul pop up menu yang dapat anda isi dengan task list yang ingin anda tambahkan seperti nama task list dan detail atau deskripsi dari task list yang dibuat.
- Jika telah diisi, anda tinggal menekan tombol “Add List” untuk menambahkannya.
- Task List yang telah dibuat akan muncul pada bagian bawah, dan anda dapat menambahkan task yang akan dikerjakan oleh user dengan mengisi kolom kosong dengan label add new task pada bagian bawah task list yang telah anda buat.
- Saat menambahkan task, anda dapat memilih siapa saja user yang akan mengerjakan task/pekerjaan tersebut dengan menekan tombol/icon orang pada bagian bawah kiri dan anda dapat mengatur waktu pengerjaan task tersebut dengan menekan tombol/icon kalender pada bagian bawah.
- Jika telah ditambahkan, task akan muncul pada bagian bawah task list nya. Terdapat beberapa informasi yang tertera seperti task yang harus dikerjakan, user yang mengerjakan task, dan waktu pengerjaan task. Jika task telah selesai dilaksanakan, anda dapat menekan check box pada bagian kiri dari task itu sendiri.
- Kanban Board
Pada subset Kanban Board ini memvisualisasikan alur kerja dan tugas. Pada kanban board ini dapat membantu Anda untuk mendapatkan gambaran umum dan memahami proses beban pekerjaan Anda.
- Overview
Pada subset overview ini menampilkan beberapa informasi terkait keseluruhan project. Seperti informasi jumlah dari banyaknya diskusi, task list, tasks, komentar, berkas, dan pencapaian.
Pada subset ini juga terdapat informasi grafik persentase dari aktivitas dan task yang ada perharinya dalam kurun waktu 30 hari terakhir dan terdapat juga daftar user yang bekerja pada project itu.
Menambahkan Forum Diskusi #
- Pada subset ini anda dapat menambahkan forum diskusi seperti open discussion, group discussion, ataupun private conversation.
- Jika anda ingin membuat atau mengirimkan pesan, anda dapat menekan tombol “Add New Discussion”
- Akan muncul pop up menu seperti email.
- Anda dapat mengisi judul forum atau diskusi yang akan dibahas.
- Kemudian dilanjutkan dengan isi dari pesan yang akan anda sampaikan.
- Anda juga dapat menambahkan/attach file dengan menekan tulisan “select files”
- Anda dapat memilih siapa saja yang akan menjadi penerima pesan tersebut dengan menekan user yang ada, atau anda juga bisa menekan “select all” untuk mengirim ke semua user.
- Setelah anda membuat forum diskusi tersebut, maka tampilannya akan berubah menjadi seperti ini.
- Anda tinggal mengisi forum tersebut dengan diskusi yang ingin anda bahas
- Anda juga tetap bisa menambahkan forum lain dengan melakukan hal yang sama.
- Gantt Chart
Merupakan informasi diagram untuk mengawasi waktu kerja suatu proyek menggunakan grafik batang.
- Milestones
Adalah alat yang digunakan dalam manajemen proyek untuk menandai titik-titik tertentu di sepanjang garis waktu proyek. Poin-poin ini menandakan jangkar seperti tanggal mulai dan berakhirnya proyek. Untuk membuat milestones, pengguna dapat melakukan tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
Pengguna pun dapat melakukan aksi seperti mengubah, menghapus, mengunci private, dan menandakan “mark as completed” sebuah milestones dengan menggunakan button icon sebagai berikut:
Mengunggah File/Dokumen #
- File
Merupakan fitur subset keterangan yang ada pada Sub Menu Projects Manager dalam menampung seluruh aset dokumen (Gambar, PDF, Docx, Excel, dll) yang dibutuhkan dalam suatu proyek.
- Pengguna dapat membuat folder, mengunggah file, dan menyisipkan tautan/link dokumen.
- Jika pengguna akan mengunggah aset dokumen pada Files menggunakan tautan/link, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
- Untuk hak akses dengan tujuan keamanan, pengguna dapat mengatur aset dokumennya sebagai private dengan mencentang checkbox “Make this private” ketika proses membuat/unggah. Ketika sudah maka tampilan akan seperti berikut:
- Pengguna akan mengunggah aset dokumen pada Files menggunakan “upload a file”, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
- Jika pengguna akan membuat aset berupa folder, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
- Dan jika pengguna akan membuat aset berupa folder, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
- Sedangkan jika pengguna akan membuat aset berupa aset data berupa ekstensi doc, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
- Pengguna pun dapat melakukan aksi seperti menghapus, melihat, dan mengedit folder/dokumen file, serta memindahkan dokumen file ke dalam folder yang diinginkan.
- Activities
Merupakan fitur subset keterangan yang ada pada Sub Menu Projects Manager dalam menampilkan informasi seluruh aktivitas kegiatan yang ada pada suatu project (proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen) berupa penambahan, perubahan, dan penghapusan seperti komentar, dokumen aset files atau lain sebagainya. Untuk masuk ke dalam activities, maka tahapan alur dan tampilannya akan seperti berikut:
Dalam Sub Menu Project Manager, informasi di suatu project terdapat setidaknya 3 subset opsi dalam informasi project yaitu pengeditan, pengaturan, dan proyek deskripsi.
- Pengeditan
Jika anda ingin mengubah atau mengedit project yang telah anda buat, anda dapat menekan icon pensil di sebelah judul project anda. Anda dapat mengubah judul project, kategori project,penjelasan project, dan user project.
- Pengaturan
Jika anda ingin mengatur salah satu project (list proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen) seperti menghapus project ataupun menandainya sebagai “complete” (proyek telah sukses selesai), Anda dapat melakukannya seperti pada gambar berikut:
- Proyek Deskripsi
Menampilkan informasi berupa deskripsi dari suatu proyek.
User dapat melihat informasi kemajuan project berupa persentase pengerjaan yang disajikan dalam bentuk progress bar berwarna biru pada bagian bawah dari setiap project yang ada.
Pengguna pun dapat melakukan aksi seperti memberikan tanda bintang sebagai “Favorite” di salah satu proyek serta melakukan aksi lanjutan seperti menandai sebagai proyek tersebut sebagai “Complete”, menduplikasi, dan menghapus data project (proyek yang dikerjakan oleh staf/departemen).
Categories #
Membuat Categories Baru #
- Untuk melihat fitur Categories, klik menu Project pada halaman utama, kemudian pilih sub menu Categories seperti pada gambar dibawah.
- Setelah klik sub menu Categories maka tampilan halaman menjadi seperti pada gambar dibawah.
- Pada halaman ini terdapat fitur menambahkan category atau Add New Category dan tabel berisikan kategori yang telah ditambahkan sebelumnya.
- Untuk menambahkan category dapat mengisikan inputan Name, dan Description, kemudian klik tombol Add New Category pada bagian bawah inputan.
- Apabila ingin mengubah category yang telah dibuat, pilih fitur edit pada tabel.
- Setelah diklik maka tampilan menjadi seperti pada gambar dibawah ini.
- Silahkan edit inputan Name dan Description. Apabila sudah selesai klik tombol Hijau Upload Category. Jika ingin membatalkan perubahan klik tombol Cancel di bagian kiri.
- Jika ingin menghapus atau delete salah satu category dapat menggunakan fitur delete seperti pada gambar dibawah.
- Selanjutnya akan muncul alert seperti pada gambar dibawah.
- Pilih Oke, maka akan muncul notifikasi bahwa category telah dihapus seperti pada gambar dibawah ini.
- Selain dapat menghapus salah satu category, juga dapat dilakukan dengan Bulk Action. Tandai semua kategori yang akan dihapus seperti pada gambar
- Setelah ditandai, selanjutnya adalah memilih pilihan Bulk Actions, dan klik tombol Apply untuk menerapkan perubahan.
My Tasks #
- Klik menu Projects yang ada di halaman utama.
- Kemudian pilih My Tasks dari sub menu yang telah disediakan, tampilannya seperti berikut :
- Pada bagian ini terdapat beberapa informasi mengenai Tasks (tugas), Overview (ringkasan tugas), Activities (aktivitas yang telah dilakukan), Reports (laporan dari tugas)
Task #
Pada bagian tasks terdapat informasi mengenai daftar tasks, beserta projects nya dan diikuti dengan tanggal berlangsung dari tasks tersebut. Selain itu kita juga bisa memfilter untuk mencari tasks tertentu berdasarkan judul tasks, tanggal pelaksanaan, atau status dari task tersebut. Tampilan dari menu tasks adalah sebagai berikut :
Cara Menambahkan Task #
1. Untuk menambahkan tasks dapat dilakukan dengan cara klik “Add New”
2. diisi sesuai dengan nama project, jenis task, nama task, beserta peserta dan tanggal pelaksanaan task. Seperti berikut:
3. klik “Add New”, maka task yang telah dibuat sebelumnya akan otomatis ditambahkan di daftar task.
4. Notifikasi berwarna hijau menandakan task berhasil ditambahkan seperti berikut :
Overview #
Di bagian menu Overview, terdapat infomasi mengenai seluruh tugas. Informasi ini disajikan dalam bentuk diagram, sehingga memudahkan untuk melihat aktifitas yang dilakukan beserta tingkat keaktifannya
Selain penyajian data dalam bentuk diagram, disajikan juga fitur pencatatan task dalam bentuk calendar note dalam satuan bulan.
Activities #
Di bagian menu activities (kegiatan), terdapat informasi mengenai seluruh aktivitas yang telah dilakukan pada bagian task seperti :
- Menambah atau membuat task baru (created a task)
- Menghapus task (deleted a task)
- Memperbarui status tugas (update the status task)
Berikut tampilan menu activities :
Reports #
Melihat Laporan Kegiatan #
Di bagian menu reports (laporan), terdapat beberapa informasi seperti :
- Melihat total estimasi waktu yang telah digunakan
- Jumlah tugas yang telah diselesaikan
- Rata-rata waktu yang digunakan dalam menyelesaikan setiap tugas
- Rata-rata waktu setiap harinya, serta rata-rata tugas dalam sehari
Selain itu juga disajikan informasi dalam bentuk diagram dan tabel
Calendar #
Fitur Calendar menampilkan memo atau catatan dari task atau kegiatan yang dilaksanakan. Di sini, pengguna dapat melihat berbagai kegiatan yang telah dibuat oleh pengguna lain secara universal dan sebaliknya, tugas yang telah dibuat oleh anda juga dapat dilihat oleh pengguna lain.
- Klik menu project pada halaman utama.
- Pilih sub menu Calendar.
Tampilannya seperti gambar berikut :
- Pengguna dapat melakukan pencarian atau pemfilteran sesuai dengan kata kunci yang diinginkan
Melihat Detail Tugas #
- Klik satu task atau kegiatan pada hasil pencarian untuk melihat detai tugas anda
- Maka akan muncul deskripsi mengenai task atau kegiatan tersebut seperti gambar dibawah ini
Mengubah tampilan pengguna #
Tampilan pada fitur Calendar dapat disesuaikan dengan preferensi pengguna, baik itu secara tampilan pengguna (user view), bulanan (month), mingguan (week), ataupun harian (day).
- Tampilan Pengguna (user view)
- Tampilan Bulanan (month)
- Tampilan Mingguan (week)
- Tampilan Harian (day)
Reports #
Melihat Informasi Reports #
- klik menu project pada halaman utama
- kemudian pilih submenu Reports seperti pada gambar dibawah ini.
- Setelah klik submenu Reports maka tampilan halaman menjadi seperti pada gambar dibawah ini.
Terdapat beberapa kategori pada menu Reports, diantaranya yakni Overdue Task, Complete Task, User Activities, Task By Milestone, Unassigned Task, dan Summary.
Overdue Task #
Berisi kumpulan laporan task yang pending atau tertunda melampaui batas tanggal yang ditetapkan.
Terdapat beberapa tabel dari task list seperti :
- Name Task
- Due Date
- Created At
- Created By
Overdue Task Filter #
- Klik tombol filter di pojok kanan atas
- Maka akan muncul popup inputan pemfilteran
- Masukkan sesuai dengan periode waktu yag diinginkan
- Lalu pilih Project dan User yang akan dicari
- Run Report
Menyimpan/export data kedalam local komputer #
- Klik menu export di kanan atas untuk menyimpan data
- Pilih bentuk file yang diinginkan
Menampilkan Lebih Lanjut Detail Project #
- Klik Project yang diinginkan
- Maka akan menampilkan detail lebih lanjut terkait projectnya.
Detail fitur didalamnya sudah dijelaskan pada bagan menu Project Manager. Apabila Task List yang di klik (ditunjuk kotak merah pada gambar dibawah ini).
Maka akan menampilkan single task list, adapun penjelasan lebih detail pada bagan menu Project Manager
Completed Task #
Berisi kumpulan laporan task yang telah terselesaikan. Fitur-fitur dan menu didalamnya sama seperti Overdue Task pada sub sebelumnya. Berikut tampilannya.
User Activities #
Berisi laporan semua aktivitas karyawan/pengguna pada setiap task
Berikut tampilannya.
Pada tabel tersebut dijabarkan setiap aktivitas pengguna seperti :
- Tanggal
- Aktivitas apa yang dilakukan
- Waktu pada saat aktivitas berlangsung
User Activity Task Filter #
Anda dapat menggunakan fitur filter untuk mempermudah pencarian, dan akan muncul popun inputan seperti :
- Periode waktu yang diinginkan
- Project
- user yang akan dipilih
Adapun popup yang tampil adalah sebagai berikut.
Task By Milestone #
Penelusuran suatu task menurut Milestone atau batas waktu tertentu.
Unassigned Task #
Berisikan kumpulan task yang tidak diberikan kepada karyawan manapun. Fitur-fitur dan menu didalamnya sama seperti Overdue Task dan Completed Task pada sub sebelumnya
Berikut tampilannya.
Summary #
Berisikan ringkasan task pada perioder tertentu, klik View Full Report Summary pada halaman sebelumnya, maka akan muncul tampilan popup seperti pada gambar dibawah ini.
Anda diharuskan memilih Report Type, Start date dan End date sesuai dengan keingin lalu klik Run Report
Berikut tampilan setelah di run,dimana disajikan informasi data dalam bentuk grafik dan tabel.
Progress #
Anda dapat melihat apa saja progress atau kemajuan dari tiap project yang ada dari tiap user seperti :
- Pembuat Project
- Update Project
- Project yang telah selesai
- Project yang dihapus
